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롯데자이언츠 커뮤니케이션팀

배경 설명

롯데자이언츠 내 커뮤니케이션팀에서 업무 방식에 문제를 느끼고 찾아주셨습니다. 기존 업무 방식을 분석 진단하고, 업무를 개선하고 스트레스를 줄이기 위해 어떤 방식을 취해야하는지 요청하셨습니다.
업무 방식이 하나도 정해지지 않고 주먹구구식으로 해결해오던 팀이었기 때문에 생긴지는 오래됐지만 신생 팀의 업무 방식을 하나하나 고쳐가는 방식으로 진행했습니다.

요구 사항

1.
모든 내용을 개인용 메신저에서만 주고 받다보니 검색 불가, 팀원 간 동기화 불가, 업무 기록 아카이빙 불가 등 단점을 해결 필요.
2.
프로젝트와 할 일의 구분하지 않아 어떤 프로젝트에 필요한 내용인지 팀원들끼리 동기화 불가

상태 진단

일일 보고 카카오톡에서 전달
각 직원 별 일일 보고를 아침마다 카카오톡으로 전달
양식은 같으나 메신저에 있어서 검색이 불편

해결 방법

일일 할 일 작성
특정 시간까지 일일 할 일을 노션 페이지에 작성
노션의 기능으로 손쉽게 원하는 업무 검색
업무 아카이빙으로 어떤 업무가 언제 처리됐는지 파악
프로젝트 관리 불가
모든 업무들을 프로젝트 형태가 아니라 할 일 형태로 관리
프로젝트의 할 일들이 유기적으로 연계되어 있음에도 개별 파악으로 할 일이 생길 때마다 스팟으로 해결하여 피로도 향상
프로젝트(상위), 태스크(하위) 구분
데이터베이스를 활용해 진행 상황 별, 담당자 별로 볼 수 있게 전달
각 프로젝트 내에 할 일 및 해당 프로젝트가 진행되고 있는 내용, 의견들을 작성하게 하여 팀원들 간 업무 내용 동기화
주간 업무 브리핑
각자 엑셀 파일에 작성하여 팀장에게 전달하여 팀장이 팀원들의 업무를 파악
팀원 별 엑셀 파일을 일일이 열어 내용을 확인하는 작업 진행
일정 별, 페이지 구분 후 관리
데이터베이스에서 관리하여 일정별, 키워드 별로 주간 업무 파악
전주 → 금주의 내용을 한 번에 작성하여 전주 업무와 금주 업무를 동시에 파악
전주에 완료하지 못한 업무를 금주로 이동이 편리
뉴스 기사 스크랩
매일 수집하는 뉴스 기사를 한글 파일에 저장
기자 별, 기사 별, 신문사 별 데이터 분석 불가능
기자 목록, 기사 목록 생성하여 관리
기자 목록을 생성하여 기자별, 언론사별, 직책 별 구분
기자 별 기사를 모아봄으로서, 우호 기사/불호 기사를 쓴 기자 등 구분 가능
언론사 별 기사를 모아봄으로서 우호적인 언론사 구분 가능
기자 목록을 생성하여 여러 팀원이 한 명의 기자를 응대해도 한 사람이 응대하는 것처럼 커뮤니케이션 내용 동기화
일정 관리
엑셀 파일에 표 형태로 입력하여 일정 관리가 불편
일정이 갑자기 변경되었을때 동기화를 위해 개인용 메신저로 전송
노션의 타임라인 보기 사용
각 선수들의 군대, 재활 복귀 등 일정들을 한눈에 파악