배경 설명
이 기업은 노션을 유료로 도입해서 사용하고 있으나, 각 팀의 사용 수준이 극명하게 다르며, 협업 도구를 사용하고 있음에도 협업의 효율이 나오지 않다고 느끼게 되어 저를 불러주셨습니다. 미팅을 통해 기업의 현재 상황을 파악해본 결과 팀 별로 노션의 활용도 또는 수준이 다르다는 걸 인지하였습니다. 따라서 사내 전체 컨설팅이 아니라 팀 별 컨설팅으로 전환하여 진행하였습니다.
요구사항
1.
신규 입사자의 온보딩을 위한 온보딩 페이지 제작
2.
노션을 처음 사용하는 임직원이 쉽게 노션을 배울 수 있도록 기본 사용법 가이드 제작
3.
노션을 이미 사용하는 임직원은 협업 도구로서 활용할 수 있는 기능 및 활용 방법을 전달
4.
조직도 생성
5.
임직원에게 전달하는 복지, 인사 관련 정보를 작성한 페이지 레이아웃 제작
상태 진단
오프라인 세션 4~5시간 소요
•
신규입사자를 위한 온보딩 내용은 엑셀로 만든 이미지 한 장 뿐.
•
그 후 내용들은 HR 직원들이 4~5시간 씩 오프라인으로 진행해 입사자 수가 많아질 수록 HR팀의 업무가 가중되고 있었음
해결 방법
오프라인 세션 1~2시간으로 감소
•
간단하게 전달할 수 있는 정보들은 모두 문서화
•
누구나 쉽게 사용할 수 있도록 온보딩 가이드 제작
•
프로그램 및 도구의 사용법 또한 가이드 내에 작성하고, 필수 오프라인 세션 전 각종 계정을 가입하고 참석할 수 있게 유도하여 오프라인 시간 최소화
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노션 사용법은 회원 가입 페이지 뿐
•
사내 주요 협업 도구로 노션을 사용하면서 노션의 사용법을 위한 페이지는 회원가입 페이지 뿐
•
기존에 사용하던 직원들은 전문적으로 사용하지만 처음 접한 직원들은 사용법을 몰라 사용시간이 점점 줄어드는 중
•
신규 입사자는 계속 늘어나 요금은 점점 증가하는데, 사용도가 줄어드는 상황
노션 기초 사용법 가이드로 입사 시 기초 사용 능력 향상
•
온보딩 페이지와 같은 레이아웃으로 만들어 손쉽게 가이드를 사용할 수 있음
•
현재 기업의 사용 방식에 맞는 형태(ex 기업의 워크스페이스 구조)로 가이드를 제작하여 업무 적용이 편리
•
상세한 설명 + 영상 자료 첨부를 통해 이해도 향상
•
난이도 구분을 통해 신규 입사자 뿐만 아니라 기존 임직원들도 노션 사용 능력을 한 층 업그레이드할 수 있도록 제작
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노션의 기능을 제대로 활용하지 못한 페이지
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노션의 기능을 제대로 활용하지 못하고 일반 한글이나 워드 문서 형태로 제작해 업무 효율을 떨어뜨리는 문서의 레이아웃 변경
데이터베이스를 활용한 조직도 개편
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모든 조직의 직급, 직무 별로 한 눈에 볼 수 있게 제작
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각 직원의 기본 정보를 입력하여 자기소개, 경조사, 입사일 등 임직원 위키로 사용
불필요한 단어, 문장 등으로 정보 전달력 하락
최적화된 페이지 레이아웃으로 정보 전달력 향상
